O que é Matriz de Riscos?
A matriz de riscos é uma ferramenta utilizada para auxiliar no planejamento e gestão. Ao integrar uma análise dos possíveis eventos adversos, considerando seu impacto, probabilidade e responsabilização, o gestor é capaz de planejar medidas preventivas, ações contingenciais e antecipar prejuízos.
A gestão de riscos é uma prática essencial em qualquer empreendimento, seja ele corporativo, governamental ou em projetos específicos. A matriz de riscos destaca-se como uma ferramenta valiosa que permite uma abordagem sistemática na identificação, avaliação e mitigação dos riscos envolvidos em uma determinada atividade.
Informações da Matriz de Riscos
Probabilidade
A análise de probabilidade é um componente fundamental na construção da matriz de riscos, oferecendo uma avaliação quantitativa da possibilidade de ocorrência de eventos adversos. Ao atribuir uma probabilidade a cada risco identificado, a organização pode classificá-los em categorias, como baixa, média ou alta probabilidade.
Essa abordagem permite uma alocação eficiente de recursos para mitigar os riscos mais prováveis e concentrar esforços onde são mais necessários.
Impacto
O impacto, também chamado de dano, é uma informação fundamental na construção de uma matriz de riscos, pois indica as consequências potenciais que cada risco identificado pode ter sobre a atividade ou a organização como um todo. Essa análise leva em consideração não apenas o impacto financeiro, mas também aspectos operacionais, reputacionais e legais.
Ao construir a matriz de riscos, é comum categorizar os riscos com base em sua gravidade e probabilidade. Dessa forma, riscos de alta probabilidade e alto impacto recebem uma atenção especial, direcionando os esforços de gestão de riscos para a mitigação eficaz dessas ameaças.
Responsabilidade
A responsabilização envolve a atribuição clara de papéis e responsabilidades a membros específicos da equipe ou da organização, garantindo que haja uma abordagem proativa para a mitigação, resposta aos riscos identificados e identificação dos gargalos da gestão.
Ao criar a matriz de riscos, é importante identificar quem será responsável por monitorar, avaliar e, quando necessário, implementar medidas de mitigação. A clareza nas responsabilidades não apenas promove a transparência, mas também contribui para uma resposta rápida e eficiente quando os riscos se materializam.
Prevenção
A previsão de ações preventivas desempenha um papel estratégico na construção de uma base sólida para a gestão de riscos. Ao antecipar possíveis desafios, as organizações podem implementar medidas destinadas a reduzir a probabilidade de ocorrência de riscos e a minimizar seu impacto potencial.
Isso pode incluir investimentos em tecnologias avançadas, programas de treinamento para a equipe aprimorar suas habilidades, e revisões regulares nos processos operacionais para garantir conformidade e eficácia.
Contingência
A previsão de ações de contingência é essencial para garantir uma resposta ágil e eficaz a eventos imprevistos que escapam das medidas preventivas. Ao reconhecer a inevitabilidade de certos riscos, as organizações podem desenvolver planos de contingência detalhados. Isso pode envolver a criação de equipes de resposta de emergência, a alocação de recursos específicos para lidar com situações críticas e a implementação de sistemas de comunicação eficientes para coordenar esforços em tempo real.
Além disso, a realização de exercícios regulares de simulação permite testar a eficácia dos planos de contingência, identificar lacunas e ajustar estratégias conforme necessário. A ação de contingência não apenas mitiga os impactos adversos de eventos inesperados, mas também posiciona a organização para uma recuperação eficiente, minimizando interrupções e permitindo a continuidade operacional.
Dicas para Elaboração da Matriz de Riscos
Apesar dos benefícios evidentes da matriz de riscos, sua construção e implementação enfrentam diversos desafios. A falta de dados precisos, a subjetividade na avaliação de impacto e a resistência organizacional à mudança são alguns dos obstáculos comuns.
Para superar esses desafios, é crucial adotar melhores práticas, como:
- Envolver Todas as Partes Interessadas: Incluir todas as partes interessadas no processo de construção da matriz de riscos promove uma compreensão abrangente dos desafios potenciais e aumenta a eficácia da resposta.
- Utilizar Metodologias Estruturadas: O uso de metodologias estruturadas para identificação e avaliação de riscos, como a Análise SWOT ou a análise de cenários, pode aprimorar a qualidade dos resultados.
- Treinar a Equipe: Capacitar a equipe na identificação e gestão de riscos promove uma cultura organizacional voltada para a prevenção e resposta eficaz.
A elaboração da matriz de riscos é um processo contínuo e dinâmico que exige revisão constante. À medida que novas informações são obtidas, circunstâncias mudam e os riscos se materializam, a matriz deve ser revisada e ajustada para refletir a nova realidade, assegurando que a organização esteja sempre preparada com as melhores ferramentas para enfrentar os obstáculos que venham a surgir.
Matriz de Riscos nas Licitações
No contexto das licitações públicas, a Matriz de Riscos é uma documento que deve ser materializado com base nas informações levantadas e definições do anteprojeto ou do projeto básico.
Tanto a Lei 13.303 quanto a Lei 14.133 exigem a elaboração da Matriz de Riscos em qualquer tipo de licitação e trazem a seguinte definição:
Matriz de riscos: cláusula contratual definidora de riscos e responsabilidades entre as partes e caracterizadora do equilíbrio econômico-financeiro inicial do contrato, em termos de ônus financeiro decorrente de eventos supervenientes à contratação.
Apesar de pequenas variações textuais, ambas trazem as informações mínimas necessárias para o documento, sendo elas:
- Listagem de possíveis eventos supervenientes à assinatura do contrato, que impactam no equilíbrio econômico-financeiro e previsão de eventual necessidade de termo aditivo quando de sua ocorrência;
- Estabelecimento preciso das frações do objeto em que haverá liberdade das contratadas para inovar em soluções metodológicas ou tecnológicas, em obrigações de resultado, em termos de modificação das soluções previamente delineadas no anteprojeto ou no projeto básico da licitação;
- Estabelecimento preciso das frações do objeto em que não haverá liberdade das contratadas para inovar em soluções metodológicas ou tecnológicas, em obrigações de meio, devendo haver obrigação de identidade entre a execução e a solução pré-definida no anteprojeto ou no projeto básico da licitação.
Modelo de Planilha de Matriz de Riscos
O modelo abaixo permite que sejam inseridos os riscos identificados e gera uma Matriz de Riscos automaticamente.
Para utilizar a planilha é necessário fazer uma cópia do documento dentro do Google Drive.
Referências
- Lei 13.303 – Dispõe sobre o estatuto jurídico da empresa pública, da sociedade de economia mista e de suas subsidiárias, no âmbito da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios.
- Lei 14.133 – Lei de Licitações e Contratos Administrativos.