O que é Gestão de Fornecedores?
Gestão de fornecedores, também conhecida como gestão de relacionamento com fornecedores, é um processo que visa gerenciar de forma eficiente a relação entre a empresa e seus fornecedores, desde o processo de seleção até o acompanhamento contínuo da qualidade do fornecimento e das condições acordadas.
A gestão é crucial para garantir que a empresa tenha acesso a fornecedores confiáveis e que atendam às suas necessidades, além de minimizar riscos e reduzir custos. Esse processo envolve a definição de critérios para prospecção, estabelecimento de contratos claros e transparentes, monitoramento do desempenho e a implementação de melhorias contínuas.
Como fazer a Gestão de Fornecedores?
Uma das estratégias utilizadas na gestão de fornecedores é o desenvolvimento de parcerias de longo prazo, em que a empresa estabelece uma relação de confiança com seus fornecedores, buscando benefícios mútuos e aprimorando continuamente a qualidade dos produtos e serviços.
Outra prática importante é a avaliação contínua, para verificar se os padrões de qualidade exigidos pela empresa são mantidos em todas as transações. Essa avaliação pode ser feita através da análise de diversos fatores, como cumprimento dos prazos de entrega, conformidade dos produtos, qualidade e tempo de atendimento, entre outros.
Além disso, a gestão de fornecedores também envolve a negociação de preços e métodos de pagamento, a fim de obter as melhores condições possíveis para a empresa. Porém, é importante lembrar que o preço não deve ser o único critério de escolha, visto que a qualidade e confiabilidade do fornecimento evitam retrabalhos, atrasos e custos desnecessários.
Por fim, é essencial manter um cadastro atualizado de fornecedores, com informações como prazos de pagamento, histórico de compras e contatos, facilitando o processo de gestão e controle.
Métodos e Técnicas
Na gestão de fornecedores, existem diversas técnicas e metodologias que podem ser utilizadas para garantir uma gestão eficiente dos recursos disponíveis. Entre elas, destacam-se:
- Curva ABC: essa técnica classifica os fornecedores com base em sua importância e impacto financeiro na empresa, permitindo que a gestão priorize os mais relevantes.
- Parcerias Estratégicas: criam uma relação de trabalho conjunto entre a empresa e o fornecedor para alcançar objetivos comuns, como a redução de custos e previsibilidade no fornecimento.
- Visitas Técnicas: realizar visitas técnicas aos fornecedores pode ser uma forma de conhecer de perto o processo produtivo, a qualidade dos produtos e serviços oferecidos, bem como a infraestrutura da empresa.
- Redes Sociais: as redes sociais podem ser uma forma interessante de conhecer novos fornecedores e avaliar a reputação dos mesmos. É possível pesquisar por fornecedores em grupos especializados ou em páginas dedicadas ao tema.
Ferramentas e Tecnologias
Algumas ferramentas que podem ajudar na gestão de fornecedores são:
- Softwares de Gestão de Fornecedores: existem diversos softwares disponíveis no mercado que permitem a gestão de fornecedores de forma eficiente, permitindo a organização de informações, monitoramento de desempenho e acompanhamento de indicadores de desempenho.
- Contratos de Fornecimento: estabelecem formalmente as condições de fornecimento, incluindo prazos, preços e qualidade, garantindo a estabilidade e a redução de riscos na relação com os fornecedores.
- Planilhas: as planilhas podem ser úteis para pequenas empresas ou para quem está começando a gerenciar fornecedores. É possível utilizar planilhas para organizar informações como nome dos fornecedores, CNPJ, contatos, produtos ou serviços fornecidos, prazos de entrega, preços, entre outros.
- Plataformas de Compras Eletrônicas: essas plataformas são utilizadas para realizar compras online e podem ser uma opção para quem deseja gerenciar fornecedores de forma integrada e centralizada. É possível acessar diversas opções de fornecedores, comparar preços e produtos, além de ter um histórico das compras realizadas.
Atividades
A gestão de fornecedores é um processo fundamental para garantir que a empresa possua fornecedores confiáveis e capazes de atender às suas necessidades. Entre as atividades importantes estão:
- Prospecção: a prospecção é uma etapa crucial na gestão de fornecedores, que envolve a identificação de potenciais fornecedores que atendam às necessidades da empresa. Isso pode ser feito por meio de pesquisas de mercado, indicações de outros clientes ou fornecedores, entre outros métodos.
- Contratação: a contratação dos fornecedores envolve a formalização da relação por meio de um contrato que estabeleça os termos e condições da parceria. É importante que o contrato seja claro e completo, incluindo aspectos como prazos, valores, garantias, responsabilidades, entre outros.
- Monitoramento: o monitoramento dos fornecedores pode ser feito pelo acompanhamento da qualidade dos produtos ou serviços fornecidos, a pontualidade na entrega, o atendimento aos requisitos do contrato, entre outros aspectos.
- Avaliação Periódica: a avaliação periódica dos fornecedores é uma prática importante para garantir que eles continuem atendendo às necessidades da empresa ao longo do tempo. Isso pode incluir uma análise da qualidade dos produtos ou serviços, do preço oferecido em relação ao mercado, da flexibilidade na negociação, entre outros critérios relevantes.
- Comunicação: a comunicação aberta e transparente com os fornecedores é fundamental para garantir uma relação saudável, flexível e produtiva. Isso envolve a troca de informações sobre as necessidades da empresa e possíveis mudanças no contrato, além da escuta ativa dos feedbacks e sugestões.
Indicadores
Os indicadores de desempenho são importantes para avaliar a eficiência da gestão de fornecedores. Com base nesses indicadores, é possível identificar pontos de melhoria e implementar medidas corretivas para melhorar a eficiência do processo. Entre os indicadores de gestão de fornecedores mais importantes, estão:
- Tempo de Resposta: Indica o tempo entre a solicitação e a resposta do fornecedor, seja para solicitar novas informações ou confirmar o atendimento da demanda.
- Tempo de Orçamento: Indica o tempo médio para que o fornecedor responda a pedidos de orçamento.
- Tempo Médio de Entrega: Indica o tempo médio necessário para que os fornecedores entreguem os produtos ou serviços.
- On-Time Delivery (OTD) – O On-time delivery é um indicador que mede a proporção de pedidos entregues dentro do prazo acordado com o cliente.
- Qualidade dos Produtos ou Serviços: É importante avaliar a qualidade dos produtos ou serviços fornecidos pelos fornecedores para garantir que eles atendam às expectativas da empresa e dos clientes finais.
Importância da Gestão de Fornecedores
A gestão de fornecedores é uma das principais responsabilidades de uma empresa, pois envolve garantir o suprimento adequado de materiais e serviços para a produção, além de gerenciar os riscos e custos associados ao processo.
Na gestão de estoques, a importância da gestão de fornecedores se torna ainda mais evidente. Em muitos casos, a falta de insumos pode interromper a produção e afetar significativamente a capacidade de produção da empresa, juntamente com sua receita, principalmente no modelo just-in-time. Nesse sentido, a gestão de fornecedores ajuda a garantir que os materiais necessários estejam disponíveis no momento certo e em quantidades adequadas.
Além disso, a gestão de fornecedores também desempenha um papel crucial na gestão de riscos. Por exemplo, se um fornecedor chave enfrentar problemas de qualidade, entrega ou financeiros, isso pode ter um impacto significativo na empresa, especialmente se não houver alternativas prontas para atender às necessidades. Por isso, é importante ter uma boa relação com os fornecedores e desenvolver planos de contingência.